Med anledning av coronaviruset får vi många frågor om möjligheten att hålla årsstämman för den ekonomiska föreningen digitalt. Ja! Det går absolut. Här är några saker att tänka på
Kontakta oss om ni har några frågor!
Måste medlemmarna vara fysiskt närvarande?
Nej, det behöver de inte. Enligt Bolagsverket är det tillåtet att hålla bolagsstämman på telefon eller genom videokonferens. Då krävs att stämman leds från den ort där föreningen har sitt säte, eller enligt stadgarna. Dessutom måste medlemmarna gå med på det.
Enligt ett lagförslag kan det från och med juni nu också bli möjligt att besluta att att stämman inte ska ha en fast plats. Den ska då kunna få genomföras digitalt i kombination med poströstning eller helt genom poströstning.
OBS! Kallelsen måste gå ut i god tid och enligt stadgarna, precis som vanligt.
Vi rekommenderar Zoom och Google Hangouts, men här hittar ni en lista på fler verktyg för digitala möten.
Kan vi ställa in årsstämman på grund av coronaviruset?
Nej, det är inte tillåtet att ställa in en årsstämma. Däremot kan ni hålla den senare, men inte längre än sex månader från räkenskapsårets utgång. Då är det säkrare att satsa på en digital variant om ni har möjlighet!
Hur kan man rösta på en digital årsstämma?
Flera av videomötes-systemen har funktioner där deltagarna kan begära ordet, rösta ja eller nej eller svara på frågor. Det går också att skicka in sina röster via e-post.
Det finns även andra verktyg som är till för just digital röstning. Till exempel VoteIt.
Ny lag underlättar ombud och poströstning
Riksdagen har beslutat om en ny tillfällig lag för att underlätta att hålla bolags- och föreningsstämmor i tider av hög smittspridning av covid-19. Den nya lagen trädde i kraft den 15 april.
Inför föreningsstämman får styrelsen besluta vem som får utses till ombud för en medlem och att ombudet får företräda fler än tre medlemmar, även om det strider mot stadgarna.
Styrelsen får inför en föreningsstämma besluta att medlemmarna före stämman ska kunna utöva sin rösträtt per post, även om det strider mot stadgarna och utan att det står i kallelsen till stämman.
Medlemmen ska i dessa fall få ett formulär där medlemmen kan rösta Ja eller Nej till beslutsförslaget.
Det är upp till styrelsen att besluta hur poströstningen ska gå till, t.ex. vid vilken tidpunkt poströsten senast ska vara hos föreningen och om poströsten ska kunna göras med e-post.
